REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Suomen Kosmetologien Yhdistys – Kosmetologföreningen i Finland henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 2.1.2020.
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Kosmetologien Yhdistys
Kellosilta 2 B LT 66
00520 Helsinki
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Erika Kuoppa
erika.kuoppa@skykosmetologi.fi
050 415 6239
3. Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin avulla kerätään yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 § vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot.
Tietoja kerätään em. velvoitteen täyttämisen lisäksi erilaisten jäsenpalveluiden antamista varten.
Toissijaisesti henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on jäsenyydestä johtuvien sopimusvelvoitteiden täyttäminen suhteessa rekisteröityyn.
5. Rekisterin tietosisältö
Nimi, syntymäaika, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero ja sähköposti).
Rooli (opiskelija, henkilöjäsen tai yritysjäsen).
Yrityksen tiedot (nimi, y-tunnus, yhteyshenkilö sekä tuotteet).
Oppilaitos josta valmistunut, valmistumisvuosi ja koulutusohjelma.
Toiminta ammatissa (hoitolayrittäjä, työntekijä, vuokratuolityöntekijä tai opettaja).
Tapahtumatiedot, kuten rekisteröidyn osallistuminen tilaisuuksiin.
Ip-osoite.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot ovat jäsenten itsensä ilmoittamia. Rekisteriä päivitetään säännöllisesti.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Yhdistyksen yritysjäsenet saavat pyytäessään markkinoinnin sallineiden jäsenten yhteystiedot käyttöönsä 1-2 x / kalenterivuosi.
Viranomaisille henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:N tai ETA:n ulkopuolelle
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Jäsenrekisteri on Internet-pohjainen FloMembersjärjestelmä, johon kirjautuminen on salattu 256-bittisellä SSL-suojauksella.
Jäsenrekisterin käyttöoikeus on yhdistyksen toimiston työntekijöillä. Rekisteriin kirjautumiseen vaaditaan henkilökohtainen käyttäjätunnus sekä salasana.
Työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.
Rekisterinpitäjä voi käyttää tietojen käsittelyssä
kolmansien osapuolten palveluja esimerkiksi tietotekniikan palveluiden osalta, jolloin rekisterinpitäjä varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä ohjeistamalla kolmansia osapuolia tietojen käsittelystä. Kolmannet osapuolet voivat vaihdella. Nämä kolmannet osapuolet käsittelevät tietoja ainoastaan rekisterinpitäjän toimeksiannosta ja lukuun.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Yhdistyksen jäsenillä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa.
Tiedot voi tarkastaa ja tarvittaessa korjata itse kirjautumalla jäsenrekisterissä oleviin omiin henkilötietoihin omilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan.
Yhdistyksen jäsenillä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan tiedon poistamista. Pyynnöt tietojen poistamisesta on tehtävä kirjallisesti osoitteeseen marleena.lipiainen@skykosmetologi.fi
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Jäsenillä on oikeus kieltää yhteystietonsa antaminen yritysjäsenille. Tästä on maininta liittymislomakkeessa.
12. Kävijäseuranta
Skykosmetologi -sivustolla käytetään Google Analytics ohjelmistoa, jonka tarjoaa Google Inc. Seurantaohjelman javascript-koodi ajetaan palvelussa jokaisella sivulatauksella. Google Analytics yksilöi käyttäjän ns. evästeillä (engl. cookies), jotka ovat internet-selaimen koneellesi tallentamia tekstitiedostoja. Em. ohjelmiston tiedot välitetään ja säilytetään Googlen palvelimilla mm. Yhdysvalloissa. Google Analytics käyttää tätä tietoa koostaakseen verkkosivuston käytöstä raportteja, joita Suomen Kosmetologien Yhdistys käyttää kävijämäärän tilastointiin ja palvelun parantamiseen.
Evästeillä kerätty käyttäjätieto on anonyymia, eikä tietoja yhdistetä esimerkiksi tilaustietoihin. Käyttäjä voi estää evästeiden käytön valitsemalla selaimensa asetuksista evästeiden estämisen. Käyttämällä näitä verkkosivuja käyttäjä hyväksyy Googlen tiedonkeruun yllä mainittuihin käyttötarkoituksiin.
13. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä on tarpeen säilyttää sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on tämän tietosuojaselosteen mukaisesti kerätty. Passiivisiksi jääneet henkilötiedot poistetaan säännöllisesti vuosittain.
14. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos rekisteröity esimerkiksi kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa niiden paikkansapitävyys saadaan varmistettua.